Tilium automatise les relances de factures impayées directement depuis le dossier, et fluidifie le recueil des pièces et la signature de la convention en ligne. Découvrir Tilium pour avocats.

Réponse rapide : les 3 règles d'une relance efficace

Une bonne relance d'avocat tient en trois principes, quel que soit le contexte :

Un seul objet par mail : une relance qui demande à la fois les pièces, la signature et le règlement n'obtient rien. Un mail = une action attendue.
Une deadline explicite : « dans les meilleurs délais » ne produit aucun effet. « Avant vendredi 17h » si.
Un ton neutre et professionnel : factuel, courtois, sans reproche. La relance est un acte du dossier — elle peut être versée aux débats ou lue par le bâtonnier.

Modèles de messages types

1. Relance pour pièces manquantes

OBJET : Dossier [Réf.] — Pièces complémentaires à nous transmettre avant le [date]

Madame, Monsieur,

Dans le cadre de l'instruction de votre dossier [référence], il nous manque les pièces suivantes pour poursuivre : [liste numérotée].

Sans ces éléments, nous ne pourrons pas [prochaine étape : rédiger la mise en demeure / saisir la juridiction] dans les délais prévus. Vous pouvez les déposer directement dans votre espace client sécurisé : [lien].

Merci de nous les transmettre avant le [date]. Nous restons à votre disposition pour toute question.

Maître [Nom]

2. Relance pour convention d'honoraires non signée

OBJET : Votre convention d'honoraires — signature en attente

Madame, Monsieur,

Suite à notre échange du [date], votre convention d'honoraires vous a été transmise le [date]. Elle n'a pas encore été signée.

Conformément à nos règles professionnelles, nous ne pouvons engager aucune diligence sur votre dossier tant que la convention n'est pas signée et la provision réglée. Vous pouvez signer et régler en ligne en quelques minutes : [lien].

Sans retour de votre part avant le [date], nous comprendrons que vous ne souhaitez pas nous confier ce dossier.

Maître [Nom]

3. Relance pour facture impayée (premier niveau)

OBJET : Facture n°[numéro] — rappel amiable

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, notre facture n°[numéro] de [montant] €, échue le [date], demeure impayée à ce jour.

Si le règlement a été effectué récemment, merci de ne pas tenir compte de ce message. Dans le cas contraire, nous vous remercions de régulariser avant le [date] via [lien de paiement].

En cas de difficulté, contactez-nous pour étudier un échéancier.

Maître [Nom]

Au-delà du premier rappel, la logique change : deuxième relance ferme, puis mise en demeure, puis leviers de recouvrement. Voir notre guide recouvrer ses honoraires impayés.

Le bon rythme de relance

La plupart des cabinets relancent trop tard et de manière irrégulière. Un cadencement simple fonctionne mieux :

Situation	1ère relance	2ème relance	Étape suivante
Pièces manquantes	J+5 après demande	J+12	Appel téléphonique
Convention non signée	J+3 après envoi	J+7 (avec date de clôture)	Classement sans suite
Facture impayée	J+7 après échéance	J+15 (ferme)	Mise en demeure

Automatiser les relances : la fin des mails manuels

Ces modèles fonctionnent — mais les envoyer à la main reste du temps non facturable. L'étape suivante consiste à les déclencher automatiquement depuis le dossier :

Relance facture : les rappels partent automatiquement à échéance avec un lien de paiement direct, et s'arrêtent dès l'encaissement détecté.
Relance convention : la signature et le paiement en ligne se font en quelques minutes depuis l'espace client — le dossier ne s'ouvre qu'une fois les deux validés.
Relance pièces : le client dépose ses documents directement dans son espace sécurisé, avec la checklist du dossier visible pour suivre ce qui manque encore.

Dans Tilium, les relances de factures impayées sont automatisées et rattachées au dossier : chaque rappel part au bon moment et est tracé — vous ne rédigez plus, vous supervisez. Le temps gagné se mesure en heures par semaine, et le taux d'encaissement s'améliore mécaniquement par la régularité des rappels.

Signe qu'il faut automatiser vos relances

Vous relancez « quand vous y pensez »
Des conventions restent non signées sans suite
Des factures dépassent 30 jours d'échéance
Vous réécrivez les mêmes mails chaque semaine
Vos soirées ou week-ends absorbent le suivi administratif

FAQ

Comment relancer un client qui ne répond pas ?

Relancez par écrit avec un seul objet, une deadline explicite et une conséquence claire (classement sans suite, impossibilité de poursuivre). Après deux relances écrites, un appel téléphonique débloque la plupart des situations. Au-delà, actez la conséquence annoncée.

Quel ton adopter dans un mail de relance ?

Neutre, factuel et courtois. Pas de reproche, pas d'ironie, pas de mise en pression émotionnelle. Votre mail est un acte du dossier : il peut être versé aux débats ou produit devant le bâtonnier.

Combien de relances avant d'abandonner ?

Deux relances écrites espacées (J+3/J+7 pour une convention, J+7/J+15 pour une facture), puis l'étape suivante annoncée : classement sans suite pour une convention, mise en demeure pour une facture. Le pire est la relance infinie sans conséquence.

Peut-on relancer par SMS ou téléphone ?

Le téléphone est utile en troisième niveau, le SMS en complément pour les rappels de rendez-vous. Mais l'écrit reste la référence : il est horodaté, traçable et opposable. Toute relance téléphonique importante devrait être confirmée par écrit.

Les relances automatisées sont-elles déontologiquement acceptables ?

Oui, tant qu'elles respectent le secret professionnel (pas de contenu sensible dans des canaux non sécurisés) et restent sous votre contrôle. Une relance automatique envoyée depuis votre logiciel de cabinet, rattachée au dossier et rédigée par vos soins, est un outil comme un autre.

Conclusion

Les modèles ci-dessus vous feront gagner du temps dès aujourd'hui. Mais la vraie étape consiste à ne plus les envoyer : quand les relances de factures partent automatiquement depuis le dossier, au bon moment, avec le bon objet, le suivi des impayés disparaît de votre agenda. Tilium automatise exactement ce flux.

Arrêtez de relancer à la main

Découvrez comment Tilium automatise vos relances de factures et simplifie le recueil des pièces et la signature de vos conventions directement depuis le dossier.

Relancer un client par mail : modèles de messages pour avocats